Recientemente participé como panelista en un evento, en el que se discutió el papel del Consejo de Administración en el fomento de la cultura ética en la empresa. Este artículo constituye la segunda parte de mis reflexiones y puntos de vista respecto del tema.

Recordando, en mi entrega anterior (ver, http://bit.ly/2XnHc1U) mencionaba que, a pesar de que en la actualidad se reconoce la importancia de mantener una cultura ética en la organización, los Consejos de Administración frecuentemente dedican poco tiempo al tema porque, en gran parte, no les quedan claras las razones por las que se requieren involucrar en su fomento y supervisión. 

Ante esto, en el artículo anterior me centraba en compartir los argumentos que me parecen más efectivos para concientizar a los miembros del Consejo de Administración sobre las razones por las que deben involucrarse en el fomento de la cultura ética en la empresa, especialmente ante los movimientos y tendencias globales recientes, a saber: protección de la empresa frente a riesgos regulatorios; mejora del desempeño financiero; y apoyo y contribución a las acciones de responsabilidad social de la empresa. 

Es así como, habiendo explicado el POR QUÉ, esta nueva entrega se enfoca en el CÓMO, abordando de qué manera puede el Consejo de Administración fomentar la cultura ética en la organización.

¿Cómo puede el Consejo de Administración desempeñar su papel de fomento de la cultura ética con éxito? 

En mi opinión, el Consejo de Administración juega tres roles fundamentales en el fomento de la cultura ética: 

• Apoyar
• Supervisar 
• Contribuir

Revisemos cada uno de estos roles…

1. El Consejo de Administración debe apoyar la estrategia de fomento ética-cultural en la empresa. 

Considero que existen dos actividades fundamentales de apoyo al fomento de la cultura ética en la organización, por parte del Consejo de Administración.  

Por un lado, puede ayudar mostrando fehacientemente su liderazgo, interés legítimo y compromiso hacia el tema, comenzando con acciones tan sencillas como asegurar que se incluya periódicamente una discusión sobre la cultura y valores de la organización en la agenda de las sesiones de este órgano de gobierno.

Por otro lado, y de gran importancia, el Consejo de Administración puede apoyar la estrategia cultural, asegurando que se cuente con los recursos materiales y humanos necesarios para alcanzar su éxito. 

2. El Consejo de Administración debe supervisar que se mantenga una cultura ética al interior de la organización. 

Generalmente cuando se pregunta a un experto cómo puede el Consejo de Administración ejercer su papel de supervisión de la cultura de la empresa, se mencionan un conjunto de buenas prácticas que puede llegar a desalentar a los Consejeros, especialmente en empresas pequeñas y medianas, por temor sobre los costos y nivel de involucramiento que esto pueda involucrar.

En mi opinión, esto es un error porque, en realidad, no existe un enfoque único (‘one size fits all’) para desempeñar la actividad de supervisión.  Por el contrario, la supervisión del Consejo puede variar en función de la madurez cultural y de gobierno corporativo de la empresa de que se trate.

Por lo anterior, considero que para entender cómo puede el Consejo de Administración ejercer su papel de supervisión de la cultura de la empresa, se debe comenzar por entender cuál es el nivel de madurez cultural y de gobierno corporativo en que se encuentra la empresa, ya que el alcance del rol del Consejo, puede variar en función de ello.  

Veamos a qué me refiero, aunque debo aclarar que estos tres niveles de injerencia no son rígidos, sino que pueden ser combinados en función de las particularidades de la empresa.

Pensemos en una empresa con una cultura incipiente… Es probable que en este caso, el papel del Consejo en el mantenimiento de la cultura de la organización, se base en supervisar la gestión de la Administración.  

¿Cómo lo hace? Comúnmente mediante el análisis de la información que le es suministrada por la propia Administración, en el seno de las sesiones del Consejo, que para estos efectos consiste, por lo general, en un reporte sobre el nivel de cumplimiento con el Código de Conducta (o reporte sobre el estatus del Programa de Compliance), así como un reporte sobre la gestión de la línea de ética.

Ahora bien, si se trata de una empresa con cierto nivel de madurez cultural, es posible que las gestiones de supervisión que describí en el supuesto anterior sean insuficientes.  En este caso, se esperaría que el Consejo de Administración asuma un rol más activo y – de estimarlo necesario – solicite a la Administración que se realicen gestiones adicionales, como podrían ser las siguientes: 

• solicitar reportes más detallados a ciertos Directivos involucrados en procesos culturales relevantes, como por ejemplo, el Director de Compliance o el Director de Recursos Humanos; 
• solicitar métricas específicas para medir el componente cultural de la empresa, como podrían ser, el número de empleados sancionados en el período (indicando el tipo de sanciones aplicadas); el número de violaciones éticas; el porcentaje de rotación de personal; o el porcentaje de mujeres en cargos de Dirección; 
• solicitar un reporte analítico de tendencias que puedan, en su caso, surgir del acumulado de quejas de ética;  y/o 
• solicitar que el área investigadora de un caso sensible de ética rinda un informe del estatus de la investigación y, en su caso, hallazgos preliminares.

Finalmente, en aquellas empresas con una cultura madura, vemos cómo estas prácticas pueden también llegar a ser insuficientes.  En estos casos, por lo general se espera que el Consejo de Administración ejerza un mayor liderazgo, compromiso y participación activa. 

Algunas buenas prácticas que el Consejo de Administración podría emplear en este caso, incluyen las que menciono a continuación: 

• Realizar visitas a los centros operativos, lo cual les permite palpar de primera mano cuál es la cultura que se vive en la organización. Esta práctica me encanta y la considero muy efectiva, porque brinda la posibilidad a los Consejeros de conocer de manera directa qué piensan los empleados de la cultura de la empresa.
• Enviar comunicados a los empleados recalcando los valores institucionales y la importancia de la ética en la organización (‘tone from the top’).
• Incorporar el criterio ético en los procesos de evaluación del desempeño del Director General y su equipo directivo. De esta manera se exige a la Alta Dirección su atención a estos temas y se le hace ver que no basta con cumplir los objetivos comerciales (EL QUÉ), sino también cómo se llega a ellos. 

3. El Consejo de Administración debe contribuir a mantener una cultura ética sólida. 

Ahora bien, además de apoyar la estrategia cultural y supervisar el correcto mantenimiento de la cultura ética en la empresa, el Consejo de Administración debe también contribuir y colaborar activamente a mantener una cultura organizacional efectiva. 

Esto se logra, cuidando que exista una congruencia entre la cultura de la empresa y la cultura del propio Consejo. Esa congruencia es importante que se vea reflejada en la actuación de cada miembro, en la interacción entre ellos y – lo que considero más importante – en la toma de decisiones por parte de dicho órgano. 

Recordemos que el Consejo constantemente toma decisiones estratégicas, de gran impacto para la organización, por lo que es importante que incorpore la ética en su proceso de toma de decisión, de forma tal que sus decisiones:

• sean apegadas a la cultura y valores de la empresa
• consideren las necesidades de los grupos de interés (empleados, clientes, ambiente y sociedad)
• sean adoptadas con base a una visión de largo plazo  

Este último elemento (visión a largo plazo) es muy importante y es el que nos hace entender porque el Consejo de Administración podría adoptar una decisión, sobre la base de que es legal y ética, a pesar de no crear valor de forma inmediata, como sucede muchas veces con las decisiones de responsabilidad social.

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Resumiendo, el Consejo de Administración debe desempeñar tres roles fundamentales en el fomento de la cultura ética:

• Apoyar la estrategia mostrando liderazgo y compromiso y asegurando que se cuente con los recursos materiales y humanos que se requieran.
• Supervisar el mantenimiento de la cultura ética en la empresa, lo cual se puede llevar a cabo a través de distintos mecanismos que pueden variar en función del nivel de madurez cultural y de gobierno corporativo en que se encuentra la empresa.
• Contribuir activamente a la conformación y al mantenimiento de la cultura ética en la empresa, asegurando que exista una congruencia entre la cultura de la empresa y la cultura del propio Consejo de Administración.